מהן השאלות שיש לשאול את מנהל האירוע?
תכנון והפקת אירוע הוא נושא מורכב, במיוחד במקרה של חתונה או בריתה ואין ספק שאתם צריכים להגיע למעמד מגובשים. כאשר אתם יודעים מה החזון שלכם, מה בדיוק אתם רוצים ולמצוא גם את הלוקיישן האולטימטיבי עבור החגיגה.
על מנת שבאמת תוכלו להוציא לפועל את הרעיון בדרך הטובה ביותר ולהיות רגועים, שאתם אכן בידיים הטובות ביותר, יש לוודא שאתם עובדים בשיתוף פעולה מלא עם האנשים המקצועיים ביותר בתחום – מומחים וספקים וביניהם, מנהל האירוע מטעם אולם האירועים הנבחר.
מנהל האירוע הוא המאסטר מאחורי הקלעים ויש לו את הרזומה, המומחיות והניסיון שיכולים להפוך את האירוע שלכם להצלחה מסחררת.
יש על מי לסמוך בניהול החגיגה
הג'וב של מנהלי אירוע משתנה מאולם לאולם כשבמרבית המקרים הם אחראים לתכנן אתכם את החגיגה החל בחירת קונספט, הצעות ורעיונות לספקים ואנשי מקצוע, דרך הכוונה בהגדרת ואפיון התפריט וכלה בתיאום עם השותפים לדרך – עניינים לוגיסטיים, פיקוח, פתרון עם בעיות.
חשוב מאוד לפתוח מולם ערוץ תקשורת ישיר פורה על מנת שביחד תוכלו להגיע לתוצאה הטובה ביותר בהתאמה אישית.
כדאי לפגוש את מנהל האירוע בשלב ראשוני כדי לשמוע ממנו על המקום ולחלץ גם הצעות על בסיס ניסיונו בנוגע להתנהלות השוטפת, ניהול תקציב, קשר עם ספקים וכדומה.
המנהל יכול להפחית את הסטרס ואת המתח, להוסיף יצירתיות, לעזור בכל הנוגע להתמודדות עם אילוצים ולעזור גם בשלב הביצוע בזמן האמת. ככה יהיה לכם על מי לסמוך ולמי לפנות.
לאחר שבחרתם אולם אירועים בראשון לציון כדאי לקבוע פגישת ההכרות או ייעוץ עם מנהל האירוע, שלקראתה מומלץ להכין רשימת שאלות כדי שלא תשכחו אף שאלה חשובה ולא תפספסו אף תשובה. רשימה זו גם תעזור לכם בתהליך הפקת האירוע על הצד הטוב ביותר.
אז מה שואלים את מי שעומד מאחורי הקלעים?
בשלב הראשון כדאי לשאול שאלות קונקרטיות על המקום עצמו כמו ותק, גודל, קיבולת, תשתית, קולינריה, זמינות לאירוע שלכם. לבקש הפניות והמלצות מלקוחות קודמים. לבחון עמו אילו שירותים מציע המקום תחת מעטפת אחת וכיצד עובד התמחור ואם יש חבילות, הנחות או הטבות מסוימות, עמלות שיש לדעת על קיומן.
שימו דגש על שאלות שנוגעות להיתכנות במזג אוויר גרוע במקרה שחשבתם על חתונה או ברית בשטח פתוח באוויר הפתוח ומה קורה אם חם מדי ואם יש פתרונות צינון כמו שיש אמצעי קירוי, תלוי בעונה. כמו כן, נושא של כשרות, עיצוב חופה, סידורי שולחן – ברמה העיצובית אפשר לנסות לשאוב באמצעות שאלות מנחות רעיונות והצעות לדקורציה, תפאורה, מיתוג.
בין השאלות שכדאי להפנות לגורם המקצועי שהוא נציג אולם האירועים ניתן למנות שאלה שקשורה לשאלות עבודה מומלצות, כדי שתדעו למה לצפות וכיצד להתנהל מול האולם. מהי רמת הזמינות, מי הצוות המעורב, כיצד מתנהלת ההתקשרות, הסכם העבודה, התשלום.
כמו כן, יש לשאול שאלות בכל הנוגע למדיניות הביטולים, דחיות, שינויים, הרחבת האירוע או צמצומו בהתאם לאישורי הגעה של האורחים. יש לבדוק את כל נושא הביטוח, האם יש תוכניות למקרה חירום, ספקים לגיבוי, מי מפקח בפועל על האירוע.
בשורה התחתונה, חשוב להפנות שאלות שיעזרו לכם להבין מהי רמת המומחיות והניסיון של צוות המקום ושל מנהל האירוע בפרט, כמה הקשר ביניכם יהיה רציף והדוק לאורך התהליך וגם ביום האירוע עצמו. האם יש תוכניות גיבוי כדי שתהיו רגועים וכיצד הוא יכול להקל עליכם בדרך ובחגיגה.
אל תחששו לשתף בטרדות ובדאגות שעולות בראשכם. אתם מעוניינים שיש להם כתובת לפנות אליה כך שלא רק שהאולם שבחרתם בו יעמוד בסטנדרטים הגבוהים ביותר אלא גם הצוות המנהל באופרציה יהיה מקצועי, אדיב ומסור.
